Neue Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen:
„Aufbewahrung digitaler Unterlagenbei Bargeschäften“
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) erließ in einem Schreiben vom
26.11.2010 verschärfte Richtlinien für die „Aufbewahrung digitaler Unterlagen
bei Bargeschäften“. Für Gastronomen bedeutet das, dass dem Finanzamt künftig
alle Einzeldaten zu jedem Geschäftsvorfall elektronisch und unveränderlich in einem auswertbaren Format jederzeit zur Verfügung gestellt werden müssen. Erst dann entspricht die Kasse bzw. das Kassensystem den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)
Was bedeutet für sie die Aufbewahrungspflicht?
• Alle Einzeldaten zu jedem Geschäftsvorfall sind digital und unveränderlich aufzuzeichnen.
Ein ausschließliches Vorzeigen aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form
ist nicht mehr ausreichend.
Alle mit der Kasse bzw . mit einem Kassensystem erstellten Unterlagen sind digital zu speichern.
Dazu gehören auch Belege und Quittungen, egal in welcher Höhe.
• Ebenso sind unbare Geschäftsvorfälle (EC-Karte, Kreditkarte) erfassungspflichtig.
• Die Daten sind mindestens 10 Jahre zu archivieren und dürfen nicht veränderbar sein.
• Der Einsatz jeder Kasse ist mit Einsatzzeit und -ort zu registrieren.
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Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind,
müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)
jederzeit verfügbar
unverzüglich lesbar und
maschinell auswertbar
aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)
Die Geräte (Registrierkassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den
Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den
Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
entsprechen.
Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.
Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig.
Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.
Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:
Journaldaten
Auswertungsdaten (Berichte)
Programmierdaten und
Stammdatenänderungen
Die Einsatzorte und-zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokolluren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen Bedienungs- und Programmieranleitungen.